Technik für Feld und Natur

Ein Beitrag aus Unternehmen&Trends, Augbe I/2020 von Mechthilde Gruber, freie Fachjournalistin in München

 Tradition und Innovation gehen beim Familienunternehmen Agrar-Markt Deppe Hand in Hand: 100 Jahr nach der Gründung gehört das auf Land, Forst und Garten spezialisierte Unternehmen mit neun Standorten und 140 Mitarbeitern zu den führenden Landmaschinen-Händlern in Mitteldeutschland. Entscheidende Erfolgsfaktoren sind neben der Kundennähe eine schlanke Organisation. Dafür ist seit einiger Zeit ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement-System im Einsatz.

Früher stellte die ordnungsgemäße Ablage von monatlich rund 1800 Eingangsrechnungen und 3000 Ausgangsrechnungen eine echte Herausforderung dar: zu umständlich, zu zeitintensiv. Da man Dokumente in den jeweiligen Standorten archivierte, wurden Belege immer wieder herausgesucht, kopiert und verschickt – etwa, falls diese in der Unternehmenszentrale in Bad Lauterbach benötigt wurden. Um eine revisionssichere Archivierung zu garantieren sowie Arbeitsprozesse in allen Standorten anzugleichen, entschied man sich für die Einführung eines DMS. Prokurist Marcel Deppe begründet die Entscheidung für DocuWare Cloud: „Das war für uns die kostengünstigste Variante bei gleichzeitig hohem Leistungsumfang. So mussten wir keine technischen Vorbereitungen treffen und partizipieren obendrein stets an den neuesten Updates.“

Die problemlose Anbindung der Niederlassungen an das digitale Archiv war ein entscheidendes Argument für DocuWare, ebenso die Schnittstelle zur ERP-Software des Unternehmens. Als erstes analysierte man die Arbeitsabläufe in den einzelnen Standorten und glich Prozesse an. Begonnen wurde dann mit der Archivierung von Eingangsrechnungen und Lieferscheinen. Heute ist DocuWare in die branchentypische ERP-Lösung AMS Arista integriert und mit nur einem Mausklick werden etwa Ausgangsrechnungen revisionssicher abgelegt.

Als Nächstes wurde ein Workflow für die Prüfung von Eingangsrechnungen installiert. Dieser startet, sobald eine Rechnung gescannt, automatisch verschlagwortet und in DocuWare archiviert ist. Der Beleg wird anschließend sofort an die Verantwortlichen in den zuständigen Abteilungen weitergeleitet, dort geprüft und anschließend in der Finanzbuchhaltung gebucht und bezahlt.

Einen weiteren Workflow richtete man zur Auftragsabwicklung ein, welche nun an allen Standorten einheitlich abläuft. Sobald der Außendienst einen Kundenauftrag erhält, wird dieser eingescannt und über einen Link im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Damit startet der Workflow: Nacheinander durchläuft der Auftrag die Aufgabenlisten verschiedener Abteilungen, beispielsweise der Verkaufsleitung und Auftragsabwicklung oder der Werkstatt. Der automatisierte Ablauf steuert dadurch auch sämtliche nachgelagerten Aufgaben, etwa die Genehmigung des eingegangenen Auftrags oder die Erstellung der relevanten Auftragsdokumente, etwa Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung. Durch den Workflow sind alle Vorgänge transparent und genauestens dokumentiert. Verkaufsleiter und Auftragsabwicklung können sich jederzeit einen schnellen Überblick über den Stand der Dinge verschaffen. Für einen ebenfalls schnellen und reibungslosen Ablauf sorgt ein Workflow in der Personalabteilung. Mitarbeiter können ihren Urlaubsantrag per Online-Formular stellen. Automatisch weitergeleitet an Vorgesetzte und Personalabteilung ­kann dieser ohne unnötige Verzögerung genehmigt werden und ist anschließend archiviert.

Nicht nur die schnelle und revisionssichere Ablage spart wertvolle Arbeitszeit. Mitarbeiter sind nicht mehr mit teils stundenlangem Suchen nach Unterlagen beschäftigt. Sowohl in der Zentrale als auch in allen Standorten kann jetzt jeder Berechtigte schnell auf die Informationen zugreifen, die er für seine Arbeit braucht, und auch bei Kundenanfragen ist eine sofortige Auskunft möglich. Marcel Deppe hebt hervor: „Die Standardisierung unserer Arbeitsprozesse durch das DMS hat dazu beigetragen, dass wir insgesamt schneller und besser geworden sind.“

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