Unternehmen & Trends - Digitalausgabe 2/2021

10 Stoll Automotive hatte bereits im Vorfeld ers- te Erfahrungen mit der digitalen Rechnungs- archivierung gemacht. Als mit Übernahme der Autohäuser in Lörrach und Binzen neue Niederlassungen hinzukamen, fiel die Ent- scheidung, in ein leistungsfähiges Doku- mentenmanagement-System ( https://t1p. de/jj8n ) zu investieren. Wichtigstes Ziel war die Einrichtung eines zentralen Doku- menten-Pools ( https://t1p.de/p89s ), um den Mitarbeitern dadurch einen standort- unabhängigen und stetigen Zugriff auf alle notwendigen Unterlagen zu ermöglichen. Weitere Voraussetzung war die einfache Integration ( https://t1p.de/yd4m ) in das Dealer Management System CROSS. Die Entscheidung für DocuWare Cloud fiel vor allem aufgrund der einfachen Möglich- keit, eigene Workflows flexibel und schnell aufzusetzen. Flexible Einrichtung dokumenten- basierter Prozesse Mit DocuWare werden heute fast alle Ver- waltungsdokumente einheitlich abgelegt. Ausgangsrechnungen oder Lieferscheine übernimmt die Lösung über eine Schnitt- stelle direkt aus CROSS. Unterschriebene Kundenaufträge werden nach der Bearbei- tung gescannt, automatisch indexiert und abgelegt. Die vorkonfigurierten DocuWare Workflows ( https://t1p.de/sx3w ) er mög- lichen gleichzeitig eine zuverlässige und schnelle Prüfung der täglich eingehenden Rechnungen ( https://t1p.de/97c3 ). Da - bei werden die Belege je nach Absender automatisch einem bestimmten Mitarbeiter Optimale Prozesse im Präsenz- und Online-Geschäft Von Mechthilde Gruber, freie Fachjournalistin Nicht einmal zehn Jahre nach Gründung hat Stoll Automotive mit dem Vertrieb neuer und gebrauchter Kraftfahr- zeuge sowie deren Reparatur eine beachtliche Erfolgsgeschichte geschrieben. Der VW- und Audi-Vertragshändler ist in Südbaden mit vier Autohäusern präsent und setzt gleichzeitig auf das Online-Geschäft mit APR Tuning- Produkten. Seit Mitte 2019 erleichtern digitale und automatisierte Archivierungsprozesse die tägliche Arbeit der Mitarbeiter über alle Standorte hinweg. Bilder: © Stoll Automotive Group DocuWare GmbH https://t1p.de/1pie Teilen Simone Stoll, Prokuristin, Stoll Automotive Group, Waldshut-Tiengen, senkt mit DocuWare die Arbeits- last in der Verwaltung. Die Stoll Automotive Group optimiert ihre Arbeitsabläufe imOnline- und Präsenzgeschäft mit DocuWare Cloud. zugeordnet und zwar übergreifend über vier Niederlassungen hinweg. Weitere Work- flows wurden von Stoll Automotive selbstän- dig für das Online-Geschäft eingerichtet, etwa im Bestelleingang für Tuning-Artikel. Wählt ein Kunde „Vorkasse“ als Zahlungs- möglichkeit, so erhält die Buchhaltung in ihrer Aufgabenliste einen entsprechenden Kontrollbeleg. Nach Zahlungseingang wird die Bestellung als „bezahlt“ markiert und an die APR Tuning-Abteilung für den Ver- sand weitergeleitet. Ein weiterer Workflow beschleunigt den Verkauf von Gebraucht- wagen, die von Volkswagen Leasing zur Verfügung gestellt werden. Der Workflow startet mit dem Eintreffen der Rechnung von VW und endet, sobald das Fahrzeug im System gespeichert, zum Verkauf vorberei- tet sowie ein Bild für den Online-Shop ge- macht ist. Was Prokuristin Simone Stoll sehr schätzt: „Bei Mahnprozessen kam es früher immer wieder zu Problemen, wenn die ur- sprünglichen Auftragspapiere des Kunden nicht mehr auffindbar waren. Heute können wir säumigen Zahlern den entsprechenden Kaufauftrag digital auf Knopfdruck vorlegen.“ Digitale Fahrzeugakte für mehr Effizienz Neu eingeführt wurde auch die elektro- nische Fahrzeugakte ( https://t1p.de/ lcni ). En tscheidet sich ein Kunde für den Kauf, wird der unterschriebene Vertrag digital archiviert. Nach der Prüfung durch den Verkaufsleiter wird das Doku- ment an die Disposition weitergeleitet, wo verschiedene Teilaufgaben erledigt werden. Anschließend erhält der Verkäufer die Nach- richt, dass alle Unterlagen für den Kunden bereitstehen. Dank DocuWare wissen die Mitarbeiter stets, welche Aufgaben ( https:// t1p.de/bvih ) be reits erledigt wurden bzw. noch anstehen. Und über die digitale Fahr- zeugakte stehen sämtliche Unterlagen je- derzeit bereit. Arbeitserleichterung für die gesamte Organisation Ob Auftrag, Rechnung, Vertrag oder Fahr- zeugakte: Heute werden sämtliche Doku- mente über die vielfältigen Suchfunktionen schnell gefunden. Gleichzeitig können Dokumente auf Knopfdruck per E-Mail an Kunden weitergeleitet werden. DocuWare ermöglicht es, dass heute jeder Mitarbei- ter die meisten Aufgaben selbständig er- ledigen kann, also ohne die Kollegen an anderen Standorten zu beauftragen – eine große Arbeitserleichterung für die gesamte Organisation.