unternehmen & trends DIGITAL 1/2021

Jahrelang war die Buchhaltung an eine externe Steuerberatung ausgelagert. Mit der Übernahme eines weiteren Unter- nehmens, welches über eine eigene Ab- teilung zur Rechnungsführung verfügte, setzte man diese fortan für die gesamte Gruppe ein. Die neu entstandene globale Abteilung kämpfte jedoch zunächst mit einigen Kinderkrankheiten. Denn die an den einzelnen Standorten empfangenen Eingangsrechnungen gelangten auf un- terschiedliche Art und Weise zur Buch- haltung. Manche wurden eingescannt und per E-Mail verschickt, andere von Mitarbeitern auf ihren Dienstreisen zwi- schen den Standorten mitgenommen, viele per Post versandt. Dadurch gingen anfangs immer wieder Dokumente verlo- ren oder trafen verspätet ein, so dass bei der Bezahlung kein Skonto mehr abgezo- gen werden konnte. Folglich suchte die Unternehmensgruppe nach einer Lösung und fand diese in DocuWare. Aufgrund der expansiven Geschäftsstrategie wa- ren die Cloud-Fähigkeiten des Systems ein entscheidendes Auswahlkriterium, denn langfristig will BMK die komplette Office IT auf „Cloud only“ umstellen. Da DocuWare den kompletten Funktionsum- fang ( https://t1p.de/owq4 ) de r Lösung standardmäßig in der Cloud anbietet, etwa den Dokumentenzugriff von überall oder mobil sowie verschiedenste Mög- lichkeiten zur Prozessoptimierung, wurde die Software gegenüber den anderen Wettbewerbsprodukten vorgezogen. Standortübergreifendes Arbeiten Die DMS-Einführung bei BMK erfolg- te zusammen mit dem autorisierten Do c uWa r e - Pa r t n e r Sys t emhau s Bissinger ( https://t1p.de/8weh ). Im Vorfeld wurden die erforderlichen Work- flows ( https://t1p.de/cfmx ) er stellt und das Finanzbuchhaltungssystem Varial integriert, so dass die selbst erstellten Dokumente direkt im zentralen Doku- menten-Pool archiviert werden können. Identisch ging man bei der DocuWare- Einführung am amerikanischen Standort Lexington in North Carolina vor. Dabei er- wies sich die zuvor getroffene Entschei- dung für die Cloud als Riesenvorteil, da die Implementierung der amerikanischen Prozesse von Deutschland aus vorge- nommen werden konnte. Die Kollegen in den USA wurden dann innerhalb von zwei Wochen in die neue Lösung ein- gearbeitet. Die Buchhaltung in Lexing- ton arbeitete mit der Finanzsoftware QuickBooks, die ebenfalls in DocuWare ( https://t1p.de/1pie ) in tegriert wurde. Beim Rechnungseingang ( https://t1p. de/97c3 ) be vorzugen die Amerikaner im Unterschied zu Deutschland einen Prozess, bei dem die eingescannten Rechnungen sogleich gebucht werden. Als nächster Schritt auf dem Weg in die Cloud steht bei BMK die Konsolidierung der unterschiedlichen ERP- und Buch- haltungssysteme durch die Microsoft Cloud-Lösung „Dynamics 365 Business Central“ auf dem Plan. Dadurch werden dann alle Mitarbeiter global in der Cloud ( https://t1p.de/wivw ) ar beiten. Prozessoptimierung dank DMS Die Zielvorgaben für IT-Projekte sind bei BMK klar definiert: Abläufe sollen opti- miert und wenn möglich automatisiert werden, da Prozessfehler in der Regel an jenen Stellen auftreten, an denen zu viele händische Eingriffe gemacht wer- den. Diese Zielvorgaben wurden auch beim DocuWare-Projekt vollständig erfüllt. Denn die Lösung bietet der BMK Gruppe reichlich Ansatzpunkte zur Optimierung, wie etwa die automatische Indizierung eingehender Belege. Dadurch lassen sich Fehler vermeiden und Prozesse deutlich beschleunigen. Gleichzeitig konnte das Unternehmen bereits kurz nach der Inbe- triebnahme von DocuWare eine erstaun- lich hohe Nutzerakzeptanz verzeichnen – bei der Einführung eines neuen Systems und gleichzeitigem Umstieg auf die Cloud nicht unbedingt eine Selbstverständlich- keit. DocuWare Referenzen https://t1p.de/2k2m Cloud für globale Expansionsstrategie Von Friedrich Koopmann, freier Fachjournalist in München Die BMK Gruppe ist ein führender Hersteller für Oberflächenbeschichtungen und Imprägnate, welche sich etwa auf Laminatböden oder Möbeln wiederfinden. Der Stammsitz des 1972 gegründeten Familienunterneh- mens befindet sich im schwäbischen Gaildorf-Bröckingen. Jedoch expandiert die Gruppe auch international, etwa in den USA. Ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement-System (DMS) verhilft dem Unternehmen zu einer äußerst leistungsfähigen Buchhaltung. Bilder: © BMK Gruppe 10 T E I L E N Jan Martin Zizka, IT-Leiter BMK Gruppe, sieht das DMS als wichtiges Element in der Cloud-Strategie, mit dem das Unternehmen seine Prozesse weltweit optimiert.