Unternehmen & Trends - Ausgabe 1/2018

Chancen und Herausforderungen Cloudbasierte oder hybride Konzepte bieten qualitativ hochwertige und effiziente Lösun- gen, die genügend Flexibilität für individuelle Anpassungen lassen – OHNE aufwändiges Programmieren. Gegenüber konventionellen SharePoint-Projekten lassen sich auf diese Art Projektaufwände um bis zu 60 Prozent re- duzieren. So wird SharePoint zum ersten Mal für Unternehmen jeder Größe beherrschbar. Hohe Hardware- und Wartungskosten ent- fallen, es ist alles über das Abo bei Microsoft abgedeckt. Lösungen sind schnell imple- mentiert, da die Installation oder aufwändige Konfigurationen (Suche, AD Integration, IRM, Office Web Apps etc.) entfallen. Allerdings gibt es neue Herausforderungen, z.B. hinsichtlich „Compliance & Security“, da ein Zugriff von nahezu jedem Endgerät und von fast überall möglich ist. So müssen bei- spielsweise Unternehmensdaten geschützt werden können, wenn ein privates, unge- schütztes Tablet verloren geht und die Office 365 Anmeldeinformationen vom Nutzer auf dem Gerät gespeichert wurden. Eine Lösung hierfür liegt mit der „Azure Multi-Factor Au- thentification“ (MFA) bereits vor. Des Weiteren können in einer Cloud-Um- gebung Dokumente noch einfacher ge- und verteilt werden, was die Zusammenarbeit auch über Standort- und Unternehmens- grenzen hinweg erheblich verbessert. Aller- dings besteht damit auch die Gefahr eines Kontrollverlustes. Eine Lösung für diese He- rausforderung stellt die „Azure Information Protection“ dar, die die volle Kontrolle über Dokumente gewährleistet, egal wo sie sich befinden. Im Vergleich zum on-premises Sze- nario ist diese Schutztechnologie im Cloud- Kontext deutlich einfacher zu nutzen und zu konfigurieren. Warum sich der Wechsel in die Cloud lohnt Microsoft verfolgt eine „Mobile first, Cloud first“-Strategie und wird SharePoint Online Updates zukünftig immer deutlich vor den on-premises Versionen veröffentlichen. Ein weiterer Vorteil, der besonders kleinen Unter- nehmen zu Gute kommt, ist der Wegfall von teurer Hardware-Infrastruktur. Dies hat nicht nur direkten Einfluss auf die Wertschöpfung, sondern auch auf die Skalierbarkeit der Ge- schäftsanwendungen. Weiterhin werden mit Office 365 neue, exklusive und äußerst inte- ressante Features wie „Delve“ und „Teams“ verfügbar. Umsetzung von DSGVO und BDSGneu Mit der seit Ende Mai 2018 für alle Unterneh- men verbindlichen, grundlegend novellierten Fassung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSGneu), das die in der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beschriebenen datenschutzrechtlichen Re- gelungen auf nationaler Ebene umsetzt, er- geben sich zusätzliche Herausforderungen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die DSGVO beim Umgang mit personenbezoge- nen Daten für alle unternehmerischen Tätig- keiten gilt. Ausgenommen sind der private Bereich und bestimmte staatliche Tätigkeiten (z. B. Strafverfolgung). Wie ein digitales Vertragsmanagement da- bei helfen kann, den Aufwand für die Um- setzung der mit den neuen gesetzlichen Re- gelungen einhergehenden technischen und organisatorischen Maßnahmen möglichst gering zu halten, haben wir am Beispiel der auf Microsoft SharePoint basierenden Lösung Shareflex|contract von Portal Sys- tems in einem separaten Whitepaper für Sie zusammengestellt (s. Link am Ende dieses Artikels). Geschäftsprozesse auf Basis von Microsoft SharePoint digital verwalten Die PSC Portal Systems Consulting GmbH vereint als eines der ganz wenigen System- häuser auf dem Markt ECM- (Enterprise Content Management) und Microsoft Share- Point-Kompetenz unter einem Dach. Portal Systems ist seit über 14 Jahren Microsoft- Partner und entwickelt auf Basis von Mi- crosoft SharePoint Lösungen und Produkte für den Themenkomplex Dokumentenmana- gement und die darauf aufbauenden Fach- verfahren, wie zum Beispiel das Vertrags-, Qualitäts- und Auditmanagement. Geschäftsanwendungen für Microsoft SharePoint, Office 365 und Azure Von Frank von Orlikowski, Geschäftsführer der PSC Portal Systems Consulting GmbH Immer mehr Unternehmen in Deutschland und Europa setzen mittlerweile auf Office 365. Dabei ist längst noch nicht allen bewusst, dass sich SharePoint Online hervorragend für einfache wie auch komplexe Geschäftsanwendungen eignet, wie zum Beispiel das digitale Vertragsmanagement. Modulare Softwarekonzepte machen es möglich, Share- Point unkompliziert und vor allem kosteneffizient als Plattform für Geschäftsanwendungen zu nutzen – nicht nur on- premises, sondern auch in der Cloud oder als hybrides System. Durch diesen Wandel ergeben sich für Unternehmen eine ganze Reihe neuer Chancen und Herausforderungen. 24  Unternehmen & Trends Bilder: © Portal Systems