OEM & Lieferant Ausgabe 2/2019 - OEM & Supplier 2/2019 by VEK Publishing

46 IT und Automotive Dokumentenmanagement in der Office 365 Cloud Von Frank von Orlikowski, Vorstand, Portal Systems AG Seit über 25 Jahren dominieren etablierte und hochspezialisierte Anbieter, vorwiegend aus Deutschland und den USA, denMarkt für DokumentenManagement Systeme (DMS), bzw. Enterprise Content Management (ECM) oder Content Services (CS). Diese Hersteller bieten hochwertige und gewachsene ECM-Lösungen an. Dabei liegt der Fokus zumeist auf Unternehmen und Organisationen, die ihre – häufig noch papiergebundenen – Geschäftsabläufe mithilfe von elektronischen, dokumentenbasierten Prozessen automatisieren und somit die Prozesskosten reduzieren möchten. Alles In-House oder raus in die Cloud? Allerdings stehen diese Unternehmen heut- zutage meistens vor einer weiteren Her- ausforderung: Der Entscheidung, ob die entsprechenden Daten und Dokumente wei- terhin on-premises, also auf eigenen Servern im Unternehmen, oder online, in der Cloud, abgelegt, verwaltet und verfügbar gemacht werden sollen. Denn die moderne Arbeitswelt erfordert u.a. auch neue, flexiblere Formen der Zusammenarbeit – ortsunabhängig und geräteübergreifend. Diesen Anforderungen werden die „klassischen“ ECM-Systeme in der Regel aber nicht – oder nur sehr eingeschränkt – gerecht. Was viele Unternehmen nicht ahnen: Es gibt eine Lösung, mit der sie sich höchst- wahrscheinlich schon beschäftigt haben oder die sie sogar bereits aktiv nutzen. Nur eben nicht als ECM: Office 365. Mit Office 365 zum Modern Workplace für Ihr Unternehmen Denn durch die strategische Entscheidung für die Office 365 Cloud erhalten Sie eine Multi- funktionsplattform für Collaboration  und Dokumentenmanagement (ECM/CS). Für die verschiedenen Anforderungen stehen Ihnen eine Vielzahl an Apps zur Verfügung, die es Ihnen ermöglichen, Dokumente und Informa- tionen (gemeinsam) zu erstellen, zu teilen, zu finden und auch langfristig / dauerhaft und re- visionssicher abzulegen. Darüber hinaus bietet Office 365 vieleweitereMöglichkeiten, z. B. für die Kommunikationmit Kollegen und externen Geschäftspartnern, das Teilen von Bildschirm- inhalten, die Einbindung von Blog-Beiträgen und Wikis oder die Neugestaltung des Intra- nets. Der Nutzen liegt damit in der Bereitstellung verschiedener integrierter Funktionen in einer Cloud-Plattform und nicht wie bisher, in verschiedenen, aufwendig miteinander ver- bundenen Insellösungen. Ein schöner Neben- effekt: Die häufig knappen Ressourcen in der IT können noch zielgerichteter und somit pro- duktiver eingesetzt werden. Sharepoint Online – Das Herzstück Die Basis vieler ECM/CS Funktionen bildet hierbei das in Office 365 enthaltene Share- Point Online, was somit auch durchaus als Herzstück von Office 365 und den Microsoft Content Services bezeichnet werden kann. Denn SharePoint ergänzt Office 365 um wich- tige Funktionen, u.a. für die Verwaltung von Dokumenten, die Bereitstellung von Meta- daten sowie Formularen (Modern UI), die Ver- sionierung von Daten und Dokumenten sowie für das mobile Arbeiten. Microsoft Content Services – The next Wave of ECM Microsoft bietet mit der Office 365 Cloud eine moderne Alternative zu den klassischen ECM/CS-Systemen. Dabei wird der gesamte Lebenszyklus der Dokumente durchgängig unterstützt. Die Microsoft Content Services sind integraler Bestandteil Ihrer Office 365 Umgebung und stehen Ihnen damit ohne weitere Kosten oder Aufwände zur Verfügung. Microsoft tritt damit zum ersten Mal aktiv in den ECM-Markt ein und bietet Lösungen an, Grafik/Bild: © Portal Systems AG