17 Digitale Dokumentenablage aus Dynamics 365 Business Central Von Frank von Orlikowski, CEO, Portal Systems AG Mit Microsoft 365 und SharePoint haben Sie bereits alles im Haus, um Ihr unternehmensweites, cloudbasiertes Dokumentenmanagement aufzubauen – auch für die digitale Ablage Ihrer BC-Dokumente. In diesem Artikel gehen wir näher auf eine konkrete DMS-/ECM-Lösung ein: Die digitale Dokumentenablage und gesetzeskonforme, revisionssichere Archivierung in Dynamics 365 Business Central mithilfe von SharePoint Online und Shareflex ECM Online. Welche Möglichkeiten gibt es, um Dokumente in Dynamics 365 BC zu erstellen und abzulegen? Dynamics 365 BC wird in Unternehmen eingeführt, um wesentliche Kernprozesse wie z. B. Finanzen, Supply-Chain-Management, Vertrieb und Fertigung digital zu unterstützen. Zu den dabei entstehenden datengetriebenen Vorgängen existiert eine Vielzahl von ein- und ausgehenden Dokumenten. Diese Dokumente können digital zu den Vorgängen in BC abgelegt werden. Dabei spielt es keine Rolle, welches Format sie haben (PDF, Word, Excel, PowerPoint, E-Mail etc.). Für die Dokumentenablage existieren im Wesentlichen drei unterschiedliche Ansätze: N utzung der Standard-Funktionalität von BC und Ablage bzw. Speicherung der Dokumente in der Dynamics 365-Cloud. N utzung eines klassischen Dokumentenmanagementsystems zur Verwaltung und Ablage der BC-Dokumente. N utzung von Microsoft 365 / SharePoint zur Verwaltung und Ablage der BC-Dokumente – ggf. erweitert durch die vielfältigen Möglichkeiten des Dokumentenmanagementsystems Shareflex ECM Online. Digitale Dokumentenablage über den Standard von Dynamics 365 Business Central Microsoft stellt im Standard für alle wesentlichen BC-Vorgänge die Funktionalität „Attachment anhängen“ zur Verfügung. Mit dieser Funktionalität können zu den jeweiligen BC-Vorgängen Dokumente wie z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen im PDF-Format erstellt und abgelegt werden. Zusätzlich können auch Dokumente außerhalb von BC erstellt und manuell zum BC-Vorgang hochgeladen werden. Der Zugriff und die Dokumentenspeicherung erfolgen ausschließlich über BC (BC-Datenbank oder Azure Blob Storage). Eine dedizierte Möglichkeit der Bereitstellung eines unternehmensweiten DMS inklusive der gesetzeskonformen, revisionssicheren Archivierung existiert dabei nicht. Dokumentenablage in einem klassischen Dokumenten- managementsystem Der DMS-Markt bietet eine Vielzahl an „klassischen“ Dokumentenmanagementsystemen mit einer BC-Integration. Die Anbieter dieser DMS-Systeme (z. B. ELO, Easy, d.velop, SER etc.) sind größtenteils schon sehr lange am Markt. Aufgrund Ihrer Historie haben sie in der Regel sehr ausgereifte, typischerweise aber auch außerordentlich komplexe und für die Kunden kostenintensive Systeme im Angebot. Das hängt u.a. damit zusammen, dass diese Systeme zumeist noch auf eigenen oder extern verwalteten IT-Infrastrukturen mit Applikationsservern, Datenbanken und Storage-Systemen betrieben werden müssen. Dynamics 365 Business Central und Microsoft 365 / SharePoint – die ideale „Cloud“-Kombination für Ihre Dokumente Gehen wir einmal von folgendem Szenario aus: Ihr Unternehmen verfolgt eine digitale IT-Strategie auf Basis der Microsoft Cloud. Für die internen ERP-Kernprozesse wurde bereits Dynamics 365 Business Central eingeführt oder die Implementation ist aktuell in der Planung oder Umsetzung … Weiterlesen https://t1p.de/n81yg Portal Systems AG www.portalsystems.de Bild: © Tierney/Adobe Stock
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