12 E-Rechnungspflicht: Einfach umsetzen, digital arbeiten, langfristig profitieren Von DocuWare GmbH Mit der E-Rechnungspflicht stehen Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland vor einer bedeutenden Veränderung. Ab dem 1. Januar 2025 müssen sie technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen und zu verarbeiten. Was bedeutet das konkret für Unternehmen? Wie gelingt eine erfolgreiche Umsetzung und welche Vorteile entstehen dadurch? Ab 2025 verliert die Papierrechnung ihre Vorrangstellung. Jedes Unternehmen im B2B-Bereich darf nun E-Rechnungen versenden – aber jedes Unternehmen muss sie annehmen und weiterverarbeiten können. Betroffen von der Direktive sind zunächst nur Leistungen zwischen Unternehmen. Zusätzlich dazu müssen das leistende und das leistungsempfangende Unternehmen im Inland ansässig sein. Was ist eine E-Rechnung? Eine E-Rechnung (https://t1p.de/iw6ap ) ist eine Rechnung, die im strukturierten elektronischen Format (XML) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird sowie elektronisch verarbeitet werden kann. In Deutschland sind die Standards XRechnung oder ZUGFeRD die gängigsten. Die Besonderheit bei Rechnungen im XMLFormat ist, dass sie für die maschinelle Verarbeitung gedacht und von Menschen zunächst nicht lesbar sind. Daher benötigen Unternehmen eine Software, die diese Daten überprüfbar darstellt. Erfolgreiche Umsetzung der E-Rechnungspflicht Für eine erfolgreiche Umstellung auf E-Rechnungen sollten Unternehmen sich frühzeitig ein Bild von ihren IT-Systemen und Prozessen machen und notwendige Anpassungen planen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der Cloud eignet sich optimal, um die Anforderungen an die E-Rechnungspflicht zu erfüllen. Mit DocuWare zum Beispiel ist – unabhängig davon, ob es sich um Rechnungen im strukturierten Format, PDF oder andere Übergangsformate handelt – der Prozess immer ähnlich. Anders ausgedrückt: Mit der Software empfangen Unternehmen sämtliche Rechnungen automatisiert (https://t1p.de/8dyb2 ) und verarbeiten deren Daten zuverlässig im gleichen System und in der gleichen Art und Weise. Über die Lesbarkeit der E-Rechnungen im gesetzeskonformen strukturierten Format müssen sich Unternehmen ebenfalls keine Gedanken machen. DocuWare (https://t1p.de/6oapj ) macht sie lesbar zur Prüfung, Genehmigung und Zahlungs- anweisung. Erfolgreich implementiert profitieren Unternehmen darüber hinaus von 1. Kostenoptimierung durch Automatisierung: E-Rechnungen ermöglichen bis zu 80 Prozent Kosteneinsparung bei der Bearbeitung gegenüber Papierrechnungen. Durch automatisierte Prozesse entfallen zahlreiche manuelle Schritte bei Eingabe und Prüfung von Rechnungsdaten, was sowohl Zeit als auch personelle Ressourcen spart. 2. Zugänglichkeit und Mobilität: Die E-Rechnungen lassen sich problemlos archivieren und deren Daten in digitale Arbeitsabläufe integrieren. Das erleichtert die Suche nach bestimmten Dokumenten. Zudem ist es möglich, E-Rechnungen von überall und zu jeder Zeit mit minimalem Aufwand im Rechnungsworkflow freizugeben. 3. Steigerung der Effizienz: Durch die automatische Verarbeitung von E-Rechnungen reduziert sich der Zeitaufwand in der Buchhaltung drastisch. Manuelle Prozesse werden reduziert, was zur Folge hat, dass sich die Buchhaltungsabteilung auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren kann. 4. Compliance und Transparenz: E-Rechnungen lassen sich revisionssicher archivieren und sind vor Verlust und Manipulation geschützt. Dies erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und erhöht die Transparenz innerhalb des Unternehmens. 5. Sicherheit: Verschlüsselung und sichere Übertragungsprotokolle gewährleisten einen hohen Schutz für elektronische Dokumente. So wird der autorisierte Zugriff auf Informationen sichergestellt und Manipulation durch Dritte während der Übertragung verhindert. Um ein DMS in die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens zu integrieren, bieten die Partner von DocuWare umfassende Beratung an. Dafür schaut sich der IT-Dienstleister alle Prozesse genau an, um eine optimale Lösung zu finden, mit der das Unternehmen nicht nur die Pflichten und Anforderungen erfüllt, sondern zeitgleich auch die Prozesse optimiert. Starten Sie noch heute mit der Umsetzung der E-Rechnungspflicht (https://t1p.de/ w5u59 ) und sehen Sie die neuen gesetzlichen Verpflichtungen als Chance, um Ihr Unternehmen langfristig effizienter und zukunftssicher zu machen. Bild: © DocuWare
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