14 „Wir sind bei Ausschreibungen nicht um jeden Preis der günstigste Anbieter, wir überzeugen durch hohe Qualität und unsere detaillierten Konzeptionen“, beschreibt Georg Hermann, zuständig für digitale Entwicklung , die Marktpositionierung. Namhafte Konzerne sind langjährige Kunden, die zum Teil besondere Anforderungen für Reinräume in der Produktion stellen. Auch die vollumfängliche Reinigung in Krankenhäusern und Altenheimen gehören zu den Spezialgebieten des Familienunter- nehmens. 2019 kam Georg Hermann ins Unternehmen, um eine neu geschaffene Stabsstelle zu besetzen – mit der klaren Vorgabe, die Digitalisierung voranzubringen. Ein DMS war bis dahin nicht vorhanden, viele Belege wie etwa Bestellungen wurden dezentral an zwölf Standorten archiviert und verwaltet. Gemeinsammit dem Projektteam startete Georg Hermann eine DMS-Suche, um tägliche Arbeitsabläufe transparenter und ef fizienter zu gestalten. Die Entscheidung fiel auf DocuWare als ausgereiftes Produkt mit starker Workflow-Engine, kombiniert mit der Beratungskompetenz des Systemhauses ikt Gromnitza . Die Voraussetzungen für eine Installation vor Ort waren auf der Hardwareseite bereits vorhanden, ebenso gab es bereits einen SQL-Server. Dezentrale Prozesse digital managen Von Friedrich Koopmann, freier Journalist Die gepe Gebäudedienste Peterhoff GmbHmit Hauptsitz in Düren und Niederlassungen in ganz Deutschland blickt auf eine über 60-jährige Firmenhistorie zurück. Das Unternehmen erwirtschaftet insgesamt rund 140 Mio. Euro mit Gebäudereinigung und Gebäudediensten sowie Sicherheitsdiensten und Catering. Durch die Einführung eines DMS hat der Gebäudedienstleister seine Geschäftsprozesse strukturiert und automatisiert – für ein dezentrales Unternehmen mit über 7.000 Mitarbeitenden ein wichtiger Schritt zur Zukunftssicherung inklusive Effizienzsteigerung. Reduktion der Papierrechnungen auf zehn Prozent Nach rund zehn Wochen Projektlaufzeit wurde in 2020 eine elektronische Rechnungsbearbeitung eingeführt. Per Post eingehende Rechnungen erhalten einen QR-Code, werden gescannt und in einem DocuWare Briefkorb abgelegt. Eingehende E-Mail-Rechnungen werden per Connect to Outlook ebenfalls in diesen Briefkorb übertragen. Heute kommen nur noch zehn Prozent der Rechnungen auf Papier an. Sofern die Prüfung nicht schon in der zentralen Rechnungskontrolle erfolgen kann, werden Rechnungen zur Prüfung an die Fachbereiche weitergeleitet. Gerade bei den dezentral zu prüfenden Rechnungen hat der Workflow die Prozesse enorm beschleunigt. Eine nahezu komplette Automatisierung wurde bei der Bearbeitung von Rechnungen eines großen Lieferanten erreicht, von dem über 30 Prozent des gesamten Rechnungsvolumens stammt. Zusammen mit dem Systemhaus wurde ein spezielles Rechnungsdesign entwickelt, bei dem für jede Position auch bereits die entsprechende Kostenstelle in der Buchhaltung bei gepe aufgeführt ist. Außerdem werden die Rechnungen separat je Sachkonto gestellt, so dass die Buchungsvorschläge gesammelt und sortiert in der Buchhaltung nur noch bestätigt werden müssen. Unverzichtbares Werkzeug im Personalmanagement Ein wichtiger Bereich ist das Personalarchiv , das von der 15-köpfigen Personalabteilung intensiv genutzt wird. Hier ist man sehr zufrieden mit dem ausgeklügelten Berechtigungskonzept von DocuWare. Zum Beispiel werden in den Personalakten auch Impfnachweise datenschutzkonform verwaltet. Wichtig ist dies für das Reinigungspersonal, das in Kitas und Schulen arbeitet. „Wenn ‚Springer‘ eingesetzt werden, müssen wir wissen, ob die geforderte Masernimpfung vorliegt. Wir können Kontrolllisten erstellen, die pro Kostenstelle zeigen, ob Impfnachweise fehlen“, erklärt Georg Hermann. Auch Krankmeldungen werden über DocuWare erfasst. An den einzelnen Standorten können diese über Multifunktionsdrucker dezentral eingescannt werden und stehen dann dem Personalmanagement zur Verfügung. Für ein Dienstleistungsunternehmen, das fluktuierendes Personal managen muss, ist das DMS zu einem unverzichtbaren, täglich genutzten Werkzeug geworden. Georg Hermann, Leiter digitale Entwicklung, hat die Prozesse rund um die Buchhaltung und das Personalmanagement wesentlich vereinfacht. Teilen DocuWare GmbH https://start.docuware.com/de Bilder: © DocuWare GmbH
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