16 Digitales Dokumenten- management in der Cloud Von Frank von Orlikowski, CEO, Portal Systems AG Der globale Wettbewerbsdruck nimmt stetig zu – gleichzeitig wächst die Komplexität von Geschäftsprozessen. Mehr denn je sind Unternehmen gefordert, jeden ihrer Geschäftsbereiche so effizient wie möglich zu gestalten, um am Markt zu bestehen und sich Wettbewerbsvorteile zu erschließen. Dafür ist es hilfreich, integrierte Geschäftsprozesse zu schaffen und diese bedarfsgerecht an sich ständig verändernde Business-Anforderungen anzupassen. Um dies zu erreichen ist ein ef fizientes Management der Geschäf tsprozesse unabdingbar, was gleichzeitig mit einer Digitalisierung sämtlicher Abläufe einhergeht. Laut dem Bitkom Digital Office Index 2020 platzieren sich deutsche Unternehmen in Sachen Digitalisierung allerdings im Mittelfeld – nur jedes fünfte Unternehmen gilt als Vorreiter. Dabei ist der Ausblick recht positiv zu bewerten: Immerhin 87 Prozent der Befragten sind dem Thema gegenüber aufgeschlossen und 74 Prozent besitzen sogar eine Digitalisierungsstrategie. Dass dies der richtige Weg ist, zeigt sich auch daran, dass 71 Prozent angeben, durch die Einführung digitaler Lösungen eine gestiegene Kundenzufriedenheit bemerkt zu haben. Die Lösung ist oft schon vorhanden: DMS und ECM mit Microsoft 365 Viele Unternehmen verwenden für ihre dokumentenzentrierten Geschäftsprozesse bereits eine Lösung: Microsoft 365. Wie wichtig Microsof t für Organisationen inzwischen geworden ist, zeigt sich daran, dass der Konzern führend im Gartner Magic Quadrant für Content Services Platforms ist. Und nicht zuletzt hat Microsoft ein Content Services-Programm geschaffen, um seine Partner dabei zu unterstützen, umfassende Content-Management-Werkzeuge und -Lösungen bereitzustellen. Darunter beispielsweise SharePoint Syntex, das fortschrittliche künstliche Intelligenz (KI) und Machine Teaching einsetzt, um die Inhaltsverarbeitung zu automatisieren und Content in Wissen umzuwandeln. Microsof t 365 bildet ein solides Fundament für digitale Workflows. Oftmals sind die Funktionen im Unternehmensalltag allerdings nicht ausreichend umgesetzt und können in ihrer Usability nicht vollends überzeugen. Eine Enterprise Content Management (ECM)-Plattform setzt genau dor t an. Sie hil f t Unternehmen dabei, alle innerhalb der verschiedenen Unternehmensbereiche vorhandenen Informationen zusammenzufassen und zugänglich zu machen – in verschiedensten Geschäftsprozessen. Enterprise Content Management: Was ist das eigentlich? Der Begri f f bezeichnet eine Methode, um (schwach) struk tur ier te sowie unstrukturierte Inhalte zusammenzufassen. Bei strukturier ten Daten handelt es sich z. B. um digitale Rechnungen, Ver träge, Angebote oder Personalakten. Schwach strukturierte Inhalte sind E-Mails, Artikel oder andere schrif tliche Korrespondenz. Zu unstrukturier ten Inhalten zählen beispielsweise Gesprächsnotizen. Aber auch diese können eine geschäf tliche Relevanz besitzen und sind deshalb sorgsam aufzubewahren. Mittels Enterprise Content Management können Unternehmen ihren Dokumentenfluss digitalisieren und automatisieren. Im deutschsprachigen Raum hat sich – anders als beispielsweise für das Dokumentenmanagement – keine eigene Bezeichnung etabliert, sodass man auch hier von ECM spricht. Zu ECM gehören verschiedene Technologien, um Content zu erfassen, zu speichern, zu verwalten und bereitzustellen. Hierunter fallen aber nicht nur digitale, sondern auch analoge Inhalte – also Briefe oder andere papierbasierte Dokumente … Portal Systems AG www.portalsystems.de Weiterlesen https://t1p.de/gq1l1 Bild: © Portal Systems Teilen
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