Unternehmen&Trends Digitalausgabe 01/2022

12 Zwischen den rund 140 Mitarbeitenden von WSM Personal aus mittel- und osteuropä- ischen Ländern und den deutschen Unternehmen, in denen sie tätig sind, besteht eine zuverlässige Kooperation. WSM Personal konzentriert sich auf bestimmte Rekrutierungsländer innerhalb der EU (Polen, Rumänien, Ungarn, Slowenien, Kroatien und Bulgarien) und bietet den Bewerberinnen und Bewerbern ein „Rundum-sorglos-Paket“: unbefristete Arbeitsverträge, muttersprachliche Ansprechpersonen, Unterkunft und Firmenwagen für den Weg zur Arbeit. Die Unternehmen können sich auf die Bereitstellung von geeignetem Personal mit den geforderten Qualifikationen verlassen. Die Branchenfokussierung auf verschiedene Industrie- und Produktionsbetriebe wie zum Beispiel die Lebensmittelbranche, auf das Baunebengewerbe, Logistik und Montage hat sich in den acht Jahren seit Gründung des Unternehmens als sehr er folgreich und auch in der Corona-Krise als tragfähig erwiesen. Schlanke Verwaltung Die wirtschaftliche Stärke verdankt WSM Personal auch seiner schlanken Verwaltung und effizienten Prozessen . In der Personaldienstleistungsbranche entstehen zahlreiche Schriftstücke. Inzwischen sind es über 80.000 Dokumente, die WSM Personal in der Cloud-basierten Lösung gespeichert hat. Dabei geht es vor allem um Personal- dokumente – von Arbeitsverträgen und Zeugnissen über Bescheinigungen, Anmeldebestätigungen, Krankmeldungen, Urlaubsanträge bis zu Lohnabrechnungen. Um dieser Menge Herr zu werden und keine Aktenschränke aufzubauen, hat WSM Personal Verträge europaweit mit digitaler Signatur managen Von Mechthilde Gruber, freie Fachjournalistin Schlanke und möglichst digitale Verwaltungsprozesse sind ein zentrales Ziel der WSM Personal GmbH. Durch konsequente Digitalisierung mit DocuWare Cloud und der integrierten Validated-ID-Signatur reduziert der Personaldienstleister den Verwaltungsaufwand deutlich. Bilder: © WSM Personal GmbH DocuWare GmbH https://t1p.de/1pie Teilen Personaldienstleister WSM Personal reduziert den Verwaltungsaufwand durch konsequente Digitalisierung mit DocuWare Cloud und der integrierten Validated-ID-Signatur. von Beginn an alle Dokumente ausschließlich digital verwaltet, zunächst in einem eigenen Ordnersystem. Doch der Wunsch, von überall her schnell auf die Dokumente zugreifen zu können, veranlasste Geschäftsführer Markus Maier 2015, ein Dokumentenmanagement- System zu suchen. „Im Auswahlprozess hatte DocuWare aufgrund seines vollständig in der Cloud bereitgestellten Funktionsumfangs klar die Nase vorn.“ Integriertes Signaturverfahren Mit DocuWare Cloud hat WSM Personal verschiedene Workflows eingerichtet, wie etwa für das Handling von Pkw-Verträgen oder Urlaubsanträgen, die mit Web-basierten Formularen gemanagt werden Der Abschluss von Arbeitsverträgen ist bei WSM Personal ein zentraler Prozess. Da das Unternehmen sein Personal aus dem Ausland rekrutiert und die Bewerber/innen einen unterschriebenen Arbeitsvertrag in den Händen halten wollen, bevor sie sich auf den Weg nach Deutschland machen, ist ein digitales Signaturverfahren für WSM Personal unabdingbar. Früher wurde dies mit einem Drittanbieter abgewickelt, seit 2020 mit der in DocuWare integrierten Lösung des Signatur- Dienstleisters Validated ID . Der Prozess startet damit, dass der in der ERP-Branchenlösung zvoove erstellte Arbeitsvertrag im zentralen DokumentenPool abgelegt wird. In dem Dokument befindet sich ein Statusfeld zum Unterschreiben bzw. Signieren; E-Mail-Adresse sowie Telefonnummer der Bewerberin oder des Bewerbers sind für die Zwei-Faktor-Authentifizierung hinterlegt. Nach der Übergabe an die Validated-ID-Schnittstelle erfolgt der EMail-Versand mit einem Link, nach Anklicken erscheint das Dokument im Browser und wird auf dem Handy-Display per Finger, auf dem Laptop mit der Maus unterschrieben; durch Eingabe eines parallel versandten SMS-Codes wird der Signier-Vorgang abgeschlossen. Den fertigen Vertrag, der automatisch in DocuWare archiviert wird, erhält die oder der neue Mitarbeitende per E-Mail. Das Signaturverfahren kommt auch bei anderen Dokumenten wie etwa Aufhebungsverträgen oder Einsatzmitteilungen zum Einsatz. Die DNA von WSM Personal Digitalisierung und Dokumenten-Management gehören zur DNA von WSM Personal. Neben der Branchenfokussierung und der Serviceorientierung machen die optimierten internen Prozesse die besondere Stärke des Dienstleisters aus. So hat sich WSM Personal in einem von mehreren Tausend Anbietern inklusive großen internationalen Playern umkämpften Markt als starkes mittelständisches Unternehmen etabliert. Geschäftsführer Markus Maier ist zufrieden: „Die in DocuWare integrierte Signatur erhöht unsere Agilität und Schnelligkeit vor allem beim Abschließen von Arbeitsverträgen in verschiedenen Ländern. Ohne DMS würden wir zweifellos mehr Personal in der Verwaltung benötigen.“ Markus Maier, Geschäftsführer WSMPersonal GmbH

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