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Früher stellte die ordnungsgemäße Ablage von monatlich rund 1800 Eingangsrechnun- gen und 3000 Ausgangsrechnungen eine echte Herausforderung dar: zu umständlich, zu zeitintensiv. Da man Dokumente in den jeweiligen Standorten archivierte, wurden Belege immer wieder herausgesucht, ko- piert und verschickt – etwa, falls diese in der Unternehmenszentrale in Bad Lauterbach benötigt wurden. Um eine revisionssichere Archivierung zu garantieren sowie Arbeits- prozesse in allen Standorten anzugleichen, entschied man sich für die Einführung eines DMS. Prokurist Marcel Deppe begründet die Entscheidung für DocuWare Cloud: „Das war für uns die kostengünstigste Variante bei gleichzeitig hohem Leistungsumfang. So mussten wir keine technischen Vorbereitun- gen treffen und partizipieren obendrein stets an den neuesten Updates.“ Die problemlose Anbindung der Niederlas- sungen an das digitale Archiv war ein ent- scheidendes Argument für DocuWare, eben- so die Schnittstelle zur ERP-Software des Unternehmens. Als erstes analysierte man die Arbeitsabläufe in den einzelnen Standor- ten und glich Prozesse an. Begonnen wurde dann mit der Archivierung von Eingangs- rechnungen und Lieferscheinen. Heute ist DocuWare in die branchentypische ERP- Lösung AMS Arista integriert und mit nur einem Mausklick werden etwa Ausgangs- rechnungen revisionssicher abgelegt. Als Nächstes wurde ein Work- flow für die Prüfung von Ein- gangsrechnungen installiert. Dieser startet, sobald eine Rechnung gescannt, automa- tisch verschlagwortet und in DocuWare archiviert ist. Der Beleg wird anschließend so- fort an die Verantwortlichen in den zuständigen Abteilun- gen weitergeleitet, dort ge- prüft und anschließend in der Finanzbuchhaltung gebucht und bezahlt. Einen weiteren Workflow richtete man zur Auftragsab- wicklung ein, welche nun an allen Standorten einheitlich abläuft. Sobald der Außendienst einen Kun- denauftrag erhält, wird dieser eingescannt und über einen Link im zentralen Dokumen- ten-Pool archiviert. Damit startet der Work- flow: Nacheinander durchläuft der Auftrag die Aufgabenlisten verschiedener Abtei- lungen, beispielsweise der Verkaufsleitung und Auftragsabwicklung oder der Werkstatt. Der automatisierte Ablauf steuert dadurch auch sämtliche nachgelagerten Aufgaben, etwa die Genehmigung des eingegangenen Auftrags oder die Erstellung der relevanten Auftragsdokumente, etwa Auftragsbestäti- gung, Lieferschein oder Rechnung. Durch den Workflow sind alle Vorgänge transpa- rent und genauestens dokumentiert. Ver- kaufsleiter und Auftragsabwicklung können sich jederzeit einen schnellen Überblick über den Stand der Dinge verschaffen. Für einen ebenfalls schnellen und reibungslosen Ablauf sorgt ein Workflow in der Personalabteilung. Mitarbeiter können ihren Urlaubsantrag per Online-Formular stellen. Automatisch wei- tergeleitet an Vorgesetzte und Personalab- teilung kann dieser ohne unnötige Verzöge- rung genehmigt werden und ist anschließend archiviert. Nicht nur die schnelle und revisionssichere Ablage spart wertvolle Arbeitszeit. Mitar- beiter sind nicht mehr mit teils stundenlan- gem Suchen nach Unterlagen beschäftigt. Sowohl in der Zentrale als auch in allen Standorten kann jetzt jeder Berechtigte schnell auf die Informationen zugreifen, die er für seine Arbeit braucht und auch bei Kundenanfragen ist eine sofortige Auskunft möglich. Marcel Deppe hebt hervor: „Die Standardisierung unserer Arbeitsprozesse durch das DMS hat dazu beigetragen, dass wir insgesamt schneller und besser gewor- den sind.“ ■ DocuWare im Einsatz beim Landmaschinen-Händler Agrar-Markt Deppe Technik für Feld und Natur Von Mechthilde Gruber, freie Fachjournalistin in München Tradition und Innovation gehen beim Familienunternehmen Agrar-Markt Deppe Hand in Hand: 100 Jahr nach der Gründung gehört das auf Land, Forst und Garten spezialisierte Unternehmen mit neun Standorten und 140 Mitar- beitern zu den führenden Landmaschinen-Händlern in Mitteldeutschland. Entscheidende Erfolgsfaktoren sind neben der Kundennähe eine schlanke Organisation. Dafür ist seit einiger Zeit ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement- System im Einsatz. Bild: © Agrar-Markt Deppe/Mark Härtl DocuWare GmbH https://start.docuware.com/de Webseite DocuWare GmbH infoline@docuware.com eMail Technology for Agro-Business Tradition and innovation go hand in hand for family business Agrar-Markt Deppe: 100 years after its founding, the company, which specializes in ag- riculture, forestry and gardening, has become one of the leading agricultural machinery dealers in Central Germany, with 140 employees and nine locations. Their recipe for success includes close customer proximity and a lean orga- nization. This also includes a cloud- based document management system. Read more … https://t1p.de/0jr8 Summary 12  Unternehmen & Trends T E I L E N