OEM&Lieferant Ausgabe 2/2020

40 IT und Automotive Zentrales Werkzeug für die Verwaltung Von Mechthilde Gruber, freie Fachjournalistin in München Die All Service Unternehmensgruppe für Gebäudemanagement bietet umfangreiche Dienstleistungen im Bereich Facility Management an und übernimmt für die deutschlandweit agierende All Service Gruppe Verwaltungsauf- gaben wie das Finanz- und Rechnungswesen. Um schnell, effizient und kostengünstig arbeiten zu können, setzt das Unternehmen gezielt auf digitale Techniken, beispielsweise ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement-System. Früher war der Fakturierungsprozess jeden Monat mit einem gewaltigen Papier- und Ver- waltungsaufwand belastet. Monatlichwurden die rund 800 vom Kunden unterschriebenen Arbeitsnachweise für Dienstleistungen ein- gesammelt und von den Niederlassungen kartonweise an die Finanzbuchhaltung nach Bad Homburg geschickt. Dort wurden die Rechnungen dann im kaufmännischen Sys- tem Sage erstellt, ausgedruckt, die Arbeits- nachweise dazu sortiert, von Hand kuvertiert und verschickt. Durch den Postweg gingen viel Zeit und so mancher Beleg verloren. Bis eine Leistung abgerechnet war, konnte es bis zu 30 Tage dauern. Gleichzeitig war die Papier- flut mit monatlich 30 Leitz-Ordnern immens. Durch die Einführung eine s Link DMS m it zen- tralem Archiv wollte man Arbeitsprozesse automatisieren, um die Fakturierung zügiger abwickeln und die Abläufe besser nachvoll- ziehen zu können. Nach einer Präsentation durch den autorisierten DocuWare-Partner war die Entscheidung schnell getroffen. Für Link DocuWare Cloud s prachen die Perfor- mance und Flexibilität des Systems, sowie ein schlüssiges Link Workflow - Konzept. Gleich- zeitig sorgten kurze Kommunikationswege mit festem Ansprechpartner für eine gute Projektberatung. Integriertes Buchhaltungssystem Die Arbeitsabläufe in der Rechnungsstellung haben sich seit der DocuWare-Einführung grundsätzlich geändert. Die unterschriebenen Arbeitsnachweisewerden heute in den Nieder- lassungenmit Barcode versehen, gescannt, im digitalen Dokumenten-Pool gespeichert und vor der Weiterleitung zur Fakturierung noch mit weiteren Informationen wie Kostenstelle und Buchungsperiode versehen. Im Anschluss erscheinen die Belege in den Aufgabenlisten der Sachbearbeitung in Bad Homburg und können dort im Link integrierten Buchhal- tungssystem S age für den entsprechenden Abrechnungsmonat fakturiert werden. Jeder Beleg enthält dabei alle wichtigen Informa- tionen, auch Text kann zur Erläuterung vom Arbeitsnachweis in die Rechnung kopiert wer- den. Sobald die Link Rechnungen f akturiert sind, werden sie zentral archiviert. Einmal pro Tag werden die Rechnungen mit den zugehöri- gen Arbeitsscheinen als PDF heruntergeladen und per Mail zum externen Dienstleister ge- schickt, der sie wiederum per Post oder E-Mail an die Kunden versendet. DMS sorgt für Zeitersparnis und Transparenz Großen Nutzen zieht das Unternehmen aus der Zeitersparnis beim gesamten Prozess der Fakturierung. Statt stundenlang hunderte Be- lege einzusammeln, einzutüten, zu verschicken, auszupacken und zu sortieren, können die Mit- arbeiter ihre Arbeitszeit nun für sinnvollere Aufgaben nutzen. So dauert es heute nur we- nige Minuten, bis Rechnungen samt Arbeits- scheinen verschickt sind. Auch der zentrale Dokumenten-Pool und der damit verbundene einfache Belegzugriff bringt viele Vorteile. Durch die bequeme Volltextsuche ist etwa bei Kundenanfragen das gewünschte Dokument in Sekundenschnelle zur Hand. Mitarbeiter können so mit wenigen Mausklicks eine feh- lende Rechnung noch einmal an den Kunden mailen. Gleichzeitig ist der Belegfluss sicherer und transparenter geworden. So kann jeder- zeit geprüft werden, wer was wann bearbeitet hat und wo sich ein Beleg gerade befindet – ein großer Vorteil für die Nachvollziehbarkeit. Jörg Brehm, Abteilungsleiter Faktura- und De- bitorenmanagement, hebt hervor: „Bewährt hat sich gerade während der Coronakrise die Möglichkeit, dass die Mitarbeiter unabhän- gig vom Standort auf DocuWare zugreifen können. Vom Homeoffice aus können sie die Fakturierungwie gewohnt erledigen. Ohne die Digitalisierung des Arbeitsprozesses wäre das nicht möglich gewesen. Das zeigt uns, dass wir dies auch in anderen Bereichen vorantreiben müssen.“ Bild: © All Service Unternehmensgruppe für Gebäudemanagement GmbH DocuWare Referenzen https://t1p.de/2k2m Webseite Jörg Brehm, Abteilungsleiter Faktura- und Debitorenmanagement T E I L E N Bild: © alphaspirit/iStock

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