OEM & Lieferant Ausgabe 2/2019 - OEM & Supplier 2/2019 by VEK Publishing

40 IT und Automotive DocuWare im Einsatz beim Nutzfahrzeugspezialisten EBB Truck-Center Informationsversorgung ohne Lieferengpässe Von Siegfried Dannehl, freier Fachjournalist in München Gegründet im Jahr 2004 hat sich die EBB Truck-Center GmbH schnell als Fachbetrieb in der Nutzfahrzeugsparte etabliert. Die Geschäftsfelder des Unternehmens reichen vom Vertrieb von Nutzfahrzeugen über den Service und die Reparatur bis zum spezialisierten Fahrzeugbau. Heute verfügt die EBB Truck-Center GmbH über drei Standorte sowie zahlreiche Servicepartner. Auch bezüglich seiner IT-Infrastruktur verfolgt das Unternehmen ambitionierte Ziele. Neben den auf die spezifischen Anforderungen des Betriebs maßgeschneiderten Eigenentwick- lungen und der Software für das Finanz- und Rechnungswesen ADDISON ist seit 2017 Do- cuWare im Einsatz. Ausschlaggebend für die Entscheidung waren vor allem die Anpas- sungsfähigkeit und Skalierbarkeit sowie die Kompetenz des DMS-Anbieters. Thomas Hay- der, IT-Leiter bei EBB Truck-Center, schätzt vor allem die anwenderfreundliche und ‒ aus Administratorsicht ‒ einfach zu verwaltende Web-Oberfläche. Gestartet wurde mit der vollständigen Digi- talisierung der Eingangsrechnungen. Dazu wurde DocuWare in ADDISON und die speziell für die Automobil- und Nutzfahrzeugbranche konzipierte ERP-Software FILAKS.PLUS inte- griert. Gemeinsam mit den Kollegen aller be- teiligten EBB-Unternehmensbereichewurden anschließend Workflows entwickelt, die Be- arbeitungswege für Eingangsrechnungen für unterschiedlichste Konstellationen abbilden. Hohe Einsparungen Als Erstes wurden Abläufe genauestens ana- lysiert und anschließend optimiert. Daraus entstanden hochkomplexe Workflows mit bis zu 50 Abfragen und Verzweigungen. So gibt es beispielsweise Workflows, die Eingangs- rechnungen in einen Reklamationsstatus versetzen und im ERP-System automatisiert überprüfen, ob eine passende Bestellung vor- liegt. Ein Erinnerungs-Workflow ruft eine Eingangsrechnung nach einem einstellbaren Zeitraum erneut auf, ohne die Kontierung auf- zuhalten. Im März 2018 ging die digitale Ein- gangsrechnungsbearbeitung produktiv. Die praxisorientierte Umsetzung und der hohe Automatisierungsgrad, der durch die Digita- lisierung erzielt wird, trifft bei den rund 70 Mitarbeitern, die mit DocuWare arbeiten, auf hohe Akzeptanz. Aufgrund der dezentralen Unternehmens- struktur mit mehreren Geschäftsstellen wa- ren Belege oft tagelang unterwegs und gingen gelegentlich sogar verloren. Heute sind die Be- arbeitungszeiten auf ein Drittel reduziert wor- den und die Prozesse sicher. IT-Leiter Thomas Hayder: „Wir konnten die Bearbeitungszeiten von Eingangsrechnungen teilweise um zwei Drittel reduzieren. Jährlich fünfstellige Skon- tobeträge werden jetzt eingespart.“ Digitaler Verkaufsprozess Als Nächstes startet die Digitalisierung des gesamten Vertriebsprozesses. Zwischen 600 und 700 Nutzfahrzeuge finden bei der EBB Truck-Center GmbH jährlich einenKäufer. Rund um den Verkaufsprozess fallen üblicherweise mehr als 100 Seiten Dokumente und Auf- zeichnungen an, die bislang – geordnet in 30 Registern – in einem klassischen Papierordner gesammelt werden. Ziel ist es, den Ordner im Rahmen des Verkaufsprozesses von Anfang an digital aufzubauen. Auch bei den Einsätzen der mobilen EBB Truck-Center Service-Teams, die LKW-Fahrer im Pannenfall unterstützen, und der Optimie- rung der Kundenkommunikation sieht das Unternehmen langfristig Einsatzpotentiale für DocuWare. Zweifel, die damit verbun- denen technologischen Herausforderungen zu bewältigen, hat das EBB IT-Team nicht. Die technischen Dokumentationen und On- line-Tools wie die Knowledge Base oder der FAQ-Bereich sind sehr informativ. Auch im di- rekten Kontakt mit dem technischen Support sind bislang keine Fragen offengeblieben. Thomas Hayder ist zufrieden: „Der zentrale Dokumenten-Pool ist eine absolut lohnende Investition, bei der technologischer Aufwand und geschäftlicher Nutzen in einem attrak- tiven Verhältnis stehen. Der Return on In- vestment (ROI) war bereits nach einjährigem Produktivbetrieb erreicht.“ DocuWare GmbH https://start.docuware.com/de Webseite Bild: © EBB Truck-Center DocuWare GmbH infoline@docuware.com eMail

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