Seite 26 - CeBIT_2012

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 UNTERNEHMEN & TRENDS
Papierbasierte Eingangspost zentral in
einem ganzheitlichen Prozess einscan-
nen, indexieren und per integriertem
Workflow digital weiterverarbeiten und
damit eine anschließende elektronische
Sachbearbeitung implizieren – das spart
Zeit und Kosten. Dabei sind ineinander
greifende, aufeinander abgestimmte,
sich ergänzende Lösungen verschiede-
ner Anbieter, Hersteller und Systemhäu-
ser unabdingbar geworden. Bezogen
auf DMS-, ERP- oder ECM-Systeme be-
deutet das, dass die Lösungen mehrerer
Unternehmen zu einer Gesamtinstallati-
on zusammen gefügt werden.
Mit ihren umfangreichen Funktionen
eignen sich Posteingangslösungen zu-
nehmend als Plattform für abteilungs-
übergreifende Content-Strategien. Statt
eine wachsende Zahl abteilungsspezifi-
scher Lösungen für unterschiedliche Do-
kumenten- und Content-Anforderungen
zu beschaffen und diese dann auch zu
betreiben und ggf. miteinander integ-
rieren zu müssen, entscheiden sich Un-
ternehmen immer häufiger, die Vielfalt
ihrer Content-Systeme zu konsolidieren
und eine Content-Infrastruktur zu schaf-
fen, die möglichst viele Content-Anfor-
derungen abdeckt.
Bei der persönlichen Eingangspost, die
oft etwa 50 Prozent der Eingangspost-
dokumente ausmacht, kommt es primär
darauf an, sie so schnell wie möglich
an potenzielle Empfänger im Hause zu
verteilen. Die eingehende Post wird ge-
scannt und von einer klassifizierenden
Software erkannt. In Sekundenbruch-
teilen werden dabei die Schlüsselinfor-
mationen extrahiert und mit den ge-
scannten Images anschließend an die
nachgelagerten Archiv-, Groupware-,
Workflow- oder SAP-Systeme zur Wei-
terverarbeitung, Verteilung und Archi-
vierung übergeben.
Den Posteingang verarbeitende Sys-
teme arbeiten in der Regel mit Doku-
mentenstapeln und sind typischerweise
in eine Prozesskette eingebunden, d.h.
das System empfängt zu verarbeiten-
de Bilddaten von einer Datenquelle
(Bilddateien von Scanner, Fax-Server,
E-Mail- Server mit Bildkonvertierung,
Datenbanken, etc.) und liefert Ausga-
bedaten typischerweise in maschinen-
lesbarer Form (XML- und Textdateien,
PDF, PDF/A, etc.) an nachfolgende
Systeme zur fachlichen Weiterverarbei-
tung (ERP-Systeme, Archive, Datenban-
ken, etc.).
Oft sind sie als modulares System und
skalierbare Client-Server-Architektur
realisiert. Die Skalierung bietet eine
enorme Bandbreite, ohne dabei die
grundlegende Architektur verändern
zu müssen: Applikationen mit kleinem
Durchsatz können auf lediglich einer
Maschine implementiert werden, hoch-
volumige Anwendungen können auf
mehrere hundert Maschinen verteilt
sein.
Durch die Mandantenfähigkeit werden
mehrere Projektkonfigurationen zeit-
gleich und unabhängig voneinander im
System gehalten und auf unterschied-
liche Dokumentenströme angewendet
– ein virtualisierbares System also.
Durch die enge Kooperation mit Part-
nern entstehen marktspezifische Lösun-
gen, die dem betroffenen Unternehmen
ein System zur Verfügung stellen, das
genau den jeweiligen Bedürfnissen
und Anforderungen gerecht wird. Da-
von profitiert vor allem das Unterneh-
men: Es genießt durch die Lösung aus
verschiedenen Bausteinen langfristig
einen hohen Investitionsschutz, ein
modernes Qualitätsmanagement und
einen schnellen ROI.
n
Wer automatisiert lesen kann
ist klar im Vorteil!
Von Désirée Müller, I.R.I.S. AG, Aachen
Immer mehr Unternehmen erkennen, dass in der elektronischen Posteingangsbearbeitung ein hohes
Rationalisierungspotenzial steckt. Die manuelle, papierbasierte Bearbeitung und Zustellung eingehender
Post nimmt trotz allem heute noch immer in Unternehmen zu viel Zeit in Anspruch und es dauert oft einige
Tage, bis sie den Empfänger erreicht. Somit werden mit der Zustellung der Briefe zu hohe Kosten verursacht.
Der Wunsch nach einem papierlosen System steht außer Frage.